كيف أضمن كفاءة فريق المنتج؟

يجب أن نكون الأول والأنجح والأفضل في السوق, لكن كيف؟ خير شيئ نفعله في بداية طريقنا للتميز بمنتجنا الرقمي هو أن نعمل بكفائة وبدون هدر للوقت والمصادر, وهذه المقالة السريعة تخبرك عن الطريقة لتفعيل ذلك.

فائدة العمل بكفائة:

من أهم فوائد العمل بكفائة للشركة والفريق هي:

1. تقليص الهدر في الوقت: الجميع يشتركون بشكل عادل بشيئ واحد وهو الوقت, ومن يستغله بذكاء سيفوز في اللعبة.
2. التقدم على المنافس: البطئ والهدر سيتيح للمنافس التقدم أمامنا وهو أمر حتمي, لذلك علينا العمل بكفائة والتواجد في المقدمة دوماً.
3. توفير في الميزانية: ربما عدد أقل من الموظفين او عدد أقل من الساعات سنتمكن من إنجاز نفس العدد المهام ونحصل على نفس النتائج وبتالي سيحصل عندنا توفير بالميزانية بلا شك.
4. تقليص أضرار فشل المنتج: الكل معرض للفشل في سوق المنتجات الرقمية بدأً من الشركات العملاقة ونزولاً للشركات الصغيرة, والقرار الصائب هو العمل بكفائة كي لا تكبر فاتورة الفشل.

من هو فريق المنتج؟

قد نرى الكثير من المقالات تتحدث على أن فريق المنتج هم أولاءك الأشخاص الذي يديرون وينفذون عملية بناء وتحسين المنتج من مطورين ومصممين ومدراء مشاريع أو منتجات وهلم جر.

لكنني هنا أريد توسيع المفهوم لأن المنتج الرقمي لا يمكن ان ينجح من خلال البناء الجيد فقط, بل يحتاج تسويق ومبيع جيد, والتسويق والمبيع يحتاجون بناء جيد وهذه حلقة مغلقة يؤثر كل منهم في الآخر.

لذلك يمكننا اعتبار فريق المنتج هنا على الشكل التالي:

1. مدير المنتج.
2. فريق التطوير والتصميم.
3. المساحة المشتركة مع باقي الأقسام من تسويق ومبيعات.

كم نحتاج للوصول للكفائة الجيدة؟

الأمر يحتاج وقت حتى الإنتقال لمرحلة الأداء العالي المنتظم مع النتائج المرجوة.

تتراوح المدة بين 4 أسابيع إلى شهرين بحسب تجربتي الشخصية لأن الأمر يعود لعوامل أهمها:

1. حجم الفريق.
2. نوعية الأشخاص.
3. طبيعة المشاريع أو المنتجات وعددها.

خطوات الإنتقال للعمل بكفائة:

أنصح بالخطوات التالية جميعها بدون استثناء لضمان العمل بكفائة.

رغم أن الخطوات كثيرة, إلا أن تطبيقها يجب أن يكون بالتدريج وليس دفعة واحدة, وإلا ربما سيصاب الفريق بصدمات وضغوطات عمل ونحصل على تأخر بالتسليم ونتائج معاكسة.

الخطوات على الشكل التالي:

1. إستخدام أنظمة إدارة المهام بحكمة:
   أي نختار الأدوات التي تناسب حجم فريقنا وتعقيد المهام عندنا, هنالك برامج بسيطة مثل تريلو وهنالك برامج معقدة مثل جيرا.
   الإستغناء عن البرامج بالكامل بحجة أن المشاريع بسيطة هو أمر خاطئ وأيضاً زيادة التعقيد والمغالات في العكوف على كل الميزات هو امر مرهق ولا داعي له.
2. إستخدام إطار العمل الرشيق المناسب:
   لكل مرحلة من مراحل العمل يجب أن نختار إطار العمل المناسب لحالتنا وهم على الشكل التالي:
   إطار العمل سكرم Scrum:
   وهو مفيد في حالة بناء منتج رقمي جديد أو جزء منه جديد لأنه إطار منضبط وملائم لعمليات البناء الجديدة وأخذ المشورة الباكرة خلال عملية البناء, ويحترم العامل الزمني.
   إطار العمل كانبان Kanban:
   وهو مفيد عندما تكون الإستجابة للحالات الطارئة لها أولوية قصوى, وهو مناسب خلال أسابيع الإطلاق لمنتج جديد, حينها سيفشل الإطار Scrum في تلبية الحاجة ومرونته لن تكون كافية.
   إطار العمل البرمجة القصوى XP:
   وهو مفيد للمنتج المنتهي من البناء والمنتهي من الإطلاق والمستقر, وفي حال أردنا رفع الجودة وتصحيح البنية البرمجية وتحسين أداء المنتج مع قبول تعديلات وإضافات جديدة.
3. التأكيد على التواصل المرئي:
   تبادل الأفكار والشروحات بدون تواصل مرئي بمشاركة الشاشة أو فتح الكمرا أو الرسومات البيانية التوضيحية أو ربما القلم والورقة سيكون أمراً كارثياً ويستنزف الوقت كثيراً.
4. ضبط الأهداف والنتائج OKR:
   لا يوجد متسابق في المضمار يجري ولا يعلم أين خط النهاية وإلا سوف يتدمّر نفسياً, والفريق أيضاً يجب أن يعلم أهدافه الشهرية ويعمل على تحقيقها شهراً بشهر.
5. إستبدال الأشخاص السلبيين:
   نحن نحاول إصلاح الطرق والأساليب في الحوار والعمل والإدارة, لكن إصلاح الأشخاص أمرُ مرهق للغاية, ولك الخيار في إصلاح الناس أو إستبدالهم.
6. التدريب على حساب تكلفة المهام:
   أي نعلّم الفريق على عدة مراة متتالية على كيفية احتساب زمن المهمة بشكل دقيق لأن ذلك سيعطي تخطيط دقيق وتنظيم للعمل والأولويات.
7. تأمين المرافقة الجيدة:
   ربما من الأمور التي تحل أكثر من نقطة دفعة واحدة هي تأمين مرافقة للفريق مدة من الزمن من قبل أحد الخبراء في المجال لكي يراقب عملهم ويضبطه بالشكل الصحيح.
8. عزل المنتجات والمصادر:
   أحياناً تعمل الشركة على بناء أكثر من منتج ويكون نفس الأشخاص يعملون على بناء كل المنتجات دفعة واحدة, في هذه الحالة ينصح باتباع ما يلي:
   – أن يكون لكل منتج فريق ولوحة إدارة منفصلة عن المنتج الآخر.
   – في حال كانت الشركة مضطرة لتشغيل نفس الفريق على أكثر من منتج, حينها ننصح على الأقل أن يكون لكل منتج لوحة إدارة واجتماعات منفصلة عن الآخر رغم تكرار نفس الأشخاص.
   – السبب أن ذلك سيحقق تركيز من الأعضاء على المنتج بشكل أفضل, وبالتالي عدم التشتت ونتائج أعلى.

الخلاصة:

العمل بكفائة لكسب المزيد من الوقت لا يعني العمل بسرعة بتاتاً.

السرعة سوف تأتي كنتيجة من خلال التنظيم والترتيب وتحديد الأولويات وتوضيح الأهداف واستخدام الأدوات الصحيحة لذلك مع الإعتماد على الأشخاص أصحاب الكفائة والمخلصين في العمل.